Problématique et réalisation

Le développement d'une pratique collective basée sur l'utilisation d'outils de travail collaboratif est-il réaliste ? Nous observons, sur le terrain, que l'utilisation des T.I.C se généralise et que le courrier électronique est l'outil de communication le plus utilisé dans nos structures. Nous faisons alors comme hypothèse qu'un système, de gestion des connaissances et des savoirs, basé sur un outil connu de tous, ayant la capacité technique d'interconnecter les individus et les lieux de ressources entre eux, devrait être rapidement intégré dans le fonctionnement d'un groupe de travail. Des travaux (Comtet I., 1999), sur le travail collaboratif, énonce quatre principes clés de développement que je vais citer :
Ø Le premier concerne le choix d'objectifs communs à plusieurs individus, rendu possible par les nouvelles structures (équipes projets, microgroupes...) qui permettent typiquement de travailler autour de buts partagés dans lesquels chaque individu est responsable d'une partie de l'activité.
Ø Le second principe intègre la notion de compétences partagées dans la mesure où les T.I.C (telles que la vidéoconférence ou la conférence électronique) incitent à une mise en commun des connaissances individuelles et collectives émergentes des groupes et des compétences de l'organisation.
Ø Le troisième niveau de changement organisationnel intervient autour du travail en commun: un objectif des systèmes collaboratifs est de faciliter le travail en équipes, en permettant même à celles qui ne font pas partie du noyau de base de participer au travail de tous.
Ø Enfin, le dernier principe correspond à celui des prises de décisions communes, facilitées par le meilleur accès aux informations et donc par un meilleur partage des données. Cette mutualisation des informations, dans certains contextes professionnels à niveau de qualification suffisamment homogène, notamment ceux de la recherche scientifique, tend à engager un mode de communication interne plus " horizontal " dans lequel les règles de fonctionnement hiérarchique sont réduites ou atténuées (Jaeger, Rallet, 1990).

Nous retiendrons les idées de ces principes pour la suite de notre travail de recherche. Celui-ci, appuyé par un travail réalisé sur l'élaboration d'un système de gestion des connaissances et des savoirs (Giraud E, 2000), était basé sur la possibilité de mettre en place une structure évolutive offrant une souplesse d'utilisation comparable à celle d'un site Web tout en offrant, de manière partiellement transparente des possibilités de recherche, de classement et de tri d'informations. Un espace de travail collaboratif étant, bien entendu ménagé au cœur de ce système de gestion de connaissances. Après un travail de recherche sur l'existant et notamment sur tous les statuts et les protocoles de communication au sein de l'entreprise (Jordan, 1997), les solutions techniques facilitant le travail collaboratif (Mintzberg, 1983), (Mosvik, 1986),ainsi que les effets démobilisateurs (Grudin, 1988), (Chen, 1990) et l'élaboration d'un cahier des charges avec les formateurs concernés, nous sommes parvenus à réaliser une plate forme de travail collaboratif.
Cet espace se présente sous la forme d'un site Web privatif, avec accès protégé, il possède plusieurs rubriques qui constituent un bureau virtuel, où toutes les informations déposées sont accessibles aussi bien pour la consultation que pour les annotations. L'accès aux ressources est facilité par l'utilisation de moteurs de recherche travaillant à partir de l'indexation sur texte intégral. Cet espace, permet de répondre aux besoins les plus couramment exprimés des groupes de travail, c'est à dire, recueillir, diffuser, rechercher, valoriser et mémoriser l'information. Il offre un journal décrivant l'actualité du travail du groupe, des bases de données dynamiques permettant la mémorisation des données transmises et le classement de celles-ci, l'utilisateur ne voyant sur l'interface graphique que des noms de rubriques. Une liste de diffusion sur laquelle les membres du groupe peuvent ou non s'y inscrire . Pour faciliter le travail coopératif sur les documents déposés sur cet espace, tous les participants peuvent y mettre des annotations et tous peuvent les lire, cela en conservant " l'actualité " du travail, c'est à dire le référencement par rapport à l'auteur et à la date du travail réalisé.

Résultats et conclusion de l'expérimentation.

La première phase d'expérimentation s'est déroulée sur une période de trois mois. Les premiers résultats sur l'utilisation de la plate forme sont les suivants :
Travaux sur la plate forme :
Ø 27 ressources disponibles
Ø 8 documents déposés
Ø 19 signets
Ø 5 ressources annotées (discussion, réflexion autour de ce qui à été apporté)
Ø 250 connexions (consultation et/ou dépôt de ressources)

Problèmes rencontrés :
Ø difficultés de connexions,
Ø charger des documents sous forme de support papier sur la plate-forme,
Ø envoi de documents sur nos boites aux lettres électroniques,
Ø animation du groupe de travail,
Ø inscription sur la liste de diffusion du groupe.

L'analyse des résultats montre que la participation à la conception de l'outil des acteurs ne suffit pas, non seulement il faut leur mettre en place une formation mais il faut aussi les mobiliser pour utiliser l'outil. Ainsi une des difficultés, l'envoi de documents sur nos boites aux lettres électroniques, relève après discussions, de l'habitude des utilisateurs à communiquer par la messagerie électronique et aussi par crainte de mal utiliser l'outil. De même que la nécessité d'un animateur de groupe relève aussi des habitudes de fonctionnement d'un groupe de travail présentiel, il faut que les participants ressentent une présence et un suivi qui va susciter chez eux une sorte de motivation à utiliser l'outil.

La poursuite du travail nécessite donc une orientation de recherche dans des domaines comme la sociologie, l'anthropologie, l'ergonomie. En effet, tout le travail concernant l'interfaçage entre l'homme et la machine ne c'est fait qu'autour des besoins exprimés par les formateurs, les résultats de l'expérimentation montre bien que ce n'est pas suffisant. La prise en compte des pratiques des formés doit être considérée pour la suite. L'analyse des pratiques des enseignants lorsqu'ils sont en phase d'apprentissage dans leur propre formation sera le centre de ce travail de recherche qui devra aussi prendre en compte la contrainte de faire collaborer enseignants des disciplines généralistes et enseignants des disciplines techniques et professionnelles en lycée professionnel.

L'enjeu principal de ce nouveau travail de recherche sur les systèmes de travail collaboratif est de mettre en place un dispositif de formation continue des enseignants s'articulant autour de trois volets :

Ø Adaptation de la formation à la demande.
Ø Suivi et accompagnement en cours de formation.
Ø Suivi après la formation.

Prenant en compte l'évolution de plusieurs facteurs tels que:
Les nouveaux programmes, les référentiels, les nouvelles pratiques d'enseignement, le temps disponible pour se former, l'environnement technologique, le développement des bases de données dynamiques, la formation des formateurs, le renouvellement des formateurs.
Cela tout en assurant un lien entre formateurs, formés, formateurs et formés, et en diffusant l'information à une plus large population, enseignants en situation, chef de travaux etc.…
On distingue alors deux grands domaines, le domaine privé ou réservé et le domaine public ouvert à tous.
Pour le domaine public, nous avons déjà développé des moyens de communication, citons par exemple nos serveurs WEB.
Pour le privé, les expérimentations nous montrent que nous devons distinguer deux parties, la première, concerne les formateurs, la seconde les formés.
En effet, d'après les retours d'expérimentation, l'espace de travail des formateurs doit pouvoir rester un espace privatif où ils peuvent collaborer en confiance. Cette plate-forme de travail collaboratif. Celui-ci supporte aussi les bases de données nécessaires au partage de l'information entre formateurs.
En ce qui concerne les formés, on doit pouvoir leur offrir un espace similaire mais sur lequel les formateurs doivent intervenir pour jouer leur rôle d'interlocuteur privilégié. Ce sont ces espaces réservés aux formés qui serviront de support aux échanges entre formateurs et formés.

Le schéma ci-dessous permet de mieux visualiser l'architecture de cette nouvelle organisation.

Bibliographie

· Comtet I., (1999) - Systèmes collaboratifs et acteurs professionnels en réseau de communication, Thèse de doctorat de Sciences de l'Information et de la Communication, Université Panthéon-Assas, Paris II.
· Chen, (1990) - Chen H., Dhar V. - User misconceptions of online information retrieval systems - International journal of man-machine studies, N"32, Vol.6, 1990.
· Davis G, (1985) - Davis G., Olson M. - Management information systems. Conceptual foundations, structure and development - 2 nd ed, Mc Graw Hill, 1985.
· Giraud E, (2000) - E. Giraud, A. Berton - Système expérimental pour la gestion des connaissances et du savoir - Rapport interne IUFM - UNIMECA - 2000.
· Grudin, (1988) - Grudjn J. - Why CSCW applications fail, problems in the design and évaluation of organizational interfaces - Proc. Conference on Computer-Supported Cooperative Work, CSCW'88, Portland, 1988.
· Hackathorn, (1997) - Hackathorn R. - Publish orperish - Byte, No 52, 1997.
· Holtz S, (1996) - Holtz S. - The intranet advantage - Macmillan Computer Publishing, 1996.
· Jaeger C, Rallet A, (1990), Les réseaux professionnels : flexibilités et rigidités, Réseaux, n°41, Cnet, Paris.
· Jordan, (1997) - Jordan J. - Competing trough Knowledge : an introduction Technology analysis and strategic management, Vol. 9 , N04 , 1997 , pp. 379 390
· Mintzberg, (1983) - Mintzberg H., The nature of managerial work - Harper and Row, New-York Press, 1983.
· Mosvick, (1986) - Mosvick R. & Nelson R. - We ave got to start meeting like this : a guide to successful business meeting management - Scott Foresman & co., 1986.
· Ranucci JF, (2001) - Elaboration de contenus de formation au travers d'une plate forme de travail collaboratif - Mémoire de DEA en sciences de l'information et de la communication, veille et intelligence compétitive, Université Aix - Marseille.
· Stenmark D, (1998) - Stenmark D. - ldentifying Problems with Email-based Information Sharing - Proceedings of IRIS21, Department of Computer Science, Aalborg University, Denmark, 1998.